Panel del día
Cuántos expedientes hay en cada estado y qué corresponde hacer hoy.
La plataforma adelanta lo que se puede verificar; usted revisa, corrige, propone, elimina, valida y decide qué se envía a consulta. Nada llega a la entidad solo.
Planeación por periodos
A partir del FUID de origen, cada carpeta se ubica por sus fechas (no por el periodo que trae el inventario). Un periodo se entrega completo: no se pasa al siguiente hasta cerrar el que está en curso.
Avance por periodo
Qué sigue
Cajas de origen y sus carpetas
Cargue de expedientes digitalizados
El nombre del archivo debe traer el código de carpeta, por ejemplo AC-CP-00374.pdf, CARPETA_00374.pdf o simplemente 00374.pdf. Un tomo se puede subir por partes y se admite como usted las nombre: AC-CP-00374_1.pdf, CARPETA_00374 parte 2.pdf, AC-CP-00374 (3).pdf. Todas las partes cuentan como un solo expediente y la hoja de control sale una sola, con la foliación corrida. Partir no es obligatorio: un archivo de mil páginas también entra, el sistema lo lee por bloques.
Arrastre aquí los archivos, o selecciónelos
se comprueba el código contra el inventario del contrato y se registra el expediente¿Tiene hojas de control ya diligenciadas en Excel?
Súbalas aquí y entran al flujo verificadas con las mismas reglas. El trabajo hecho fuera de la plataforma no se vuelve a escribir: se importa y se le hace calidad.Tienen que estar en .xlsx. Si las suyas son .xls —el Excel viejo— ábralas y use Guardar como → Libro de Excel (.xlsx).
Hojas de control
Diligencie la hoja F-GDM-007 y verifíquela. Nada se describe solo: cuando la hoja quede sin errores, usted pulsa Generar ISAD(G).
| N.º | Fecha | Tipo documental | Folio desde | Folio hasta | N.º radicado | Sistema de información | Expediente en el SGDEA | Enlace de acceso | Observaciones |
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Hojas en proceso
Las que están en elaboración, devueltas o verificadas y esperando descripción.
| Carpeta | Estado | Folios | Fechas extremas | Responsable | |
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Proceso
Contando lo que hay…
Revisión y aprobación
Las descripciones pendientes de revisión. Nadie aprueba su propio trabajo.
| Carpeta | Código de referencia | Título | Estado | |
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Localización de expedientes
Dónde está una carpeta, con las tres numeraciones que conviven: la caja de origen del archivo central, la caja de trabajo del contrato y la caja definitiva.
Reubicación en cajas definitivas
Las descripciones aprobadas esperan aquí su caja definitiva. Una caja pertenece a un solo periodo: la plataforma no permite mezclarlos. El número de carpeta lo pone el sistema.
Propuesta de caja para el inventario de salida
El sistema propone en qué caja iría cada carpeta aprobada: un solo periodo por caja, en orden de serie y fecha, llenando hasta 10 cm. No se asigna nada hasta que la administradora pulse «Validar y agregar». Hasta entonces el Servicio Geológico no ve caja alguna.
| Carpeta | Periodo | Serie › subserie | Fechas | Folios | Título | |
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Cajas
| Caja | Periodo | Carpetas | Estado | |
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Instrumentos archivísticos
Todo sale sobre las plantillas oficiales del Servicio Geológico: inventario F-GDM-003 versión 9, hoja de control F-GDM-007 versión 4, rótulo de carpeta F-GDM-006 y rótulo de caja F-GDM-008 versión 5. La plataforma las llena; no dibuja formatos.
Paquete de entrega de la digitalización
Copia de consulta (PDF por tomo), copia maestra (TIFF sin pérdida), carpetas por fondo, periodo, dependencia, serie y subserie, índice electrónico con huella SHA-256, informe de calidad y el Acta de cierre de digitalización para firma. Solo entran expedientes con descripción validada, publicables y con el tomo completo.
Control de calidad
La plataforma se revisa a sí misma. Pasa todas las pruebas sobre lo que llevamos cargado y le dice qué carpeta está mal, qué prueba falló y dónde se corrige. No corrige nada sola.
| Carpeta | Gravedad | Qué pasa | Dónde se corrige | |
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| Pulse «Volver a revisar». | ||||
Centro de control del contrato
Avance del contrato, producción del día y cuota de los modelos.
Metros lineales intervenidos
La medida con la que se mide y se factura el contrato. Se deriva de los folios registrados, a razón de cien folios por centímetro.
Embudo del proceso
Producción de hoy
| Quién | Hojas de control | Descripciones | Validaciones | Total del día |
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Ritmo y proyección
| Día | Hojas de control | Descritas | Validadas | Reubicadas | Total |
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Acumulado por persona
| Quién | Hojas de control | Descripciones | Validaciones | Total |
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Seguimiento del contrato
Cargas de trabajo, cronograma y quién avanza.
Cronograma: plan contra realidad
Cada meta compara cuántas carpetas deben estar terminadas a hoy con cuántas lo están. Los días hábiles son de lunes a viernes; los festivos no se descuentan.
Quién está haciendo y quién no
Sale de la bitácora: cada movimiento de una carpeta queda con el nombre de quien lo hizo. Las barras de la derecha son los últimos 14 días.
| Persona | Estado | Carga asignada | Vencidas | Colgadas | Última actividad | 14 días |
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Carpetas colgadas o vencidas
Colgada es una carpeta abierta que lleva tres días o más sin ningún movimiento. Vencida es la que pasó su fecha límite sin terminarse.
| Carpeta | Responsable | Etapa | Dónde está | Días sin mover | Fecha límite |
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1. Elegir carpetas
Solo se muestran carpetas que todavía no tienen responsable en esa etapa.
| Carpeta | Periodo | Caja | Folios | Estado | |
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| Pulse «Buscar carpetas». | |||||
2. Asignar
O repartir carga en bloques
Se asignan carpetas, no cajas. Toma las primeras carpetas libres que cumplan los filtros de arriba (en orden de código) y le da un bloque seguido de carpetas a cada persona marcada. La caja solo sirve para filtrar; cada carpeta queda con su propio responsable.
Asignaciones vigentes
| Carpeta | Etapa | Responsable | Estado | Límite | |
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Nueva meta
| Meta | Periodo | Fechas | Carpetas | Debe llegar a | |
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| Carpeta | Etapa | Estado | Dónde está | Límite | Días sin mover |
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Contrato 733 de 2026
Metros lineales, plazos, garantías, informes, fichas técnicas y eliminación documental.
Consulta del fondo intervenido
Unidades documentales del contrato 733 de 2026 con su hoja de control revisada. Descargue los instrumentos en los formatos oficiales del Servicio Geológico: hoja de control F-GDM-007, inventario F-GDM-003 (FUID) y base de descripción ISAD(G).
| Carpeta | Unidad documental | Periodo | Fechas | Folios | Caja definitiva | Código de referencia | Etapa | |
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| Busque una carpeta o pulse Buscar para listar. | ||||||||
Cuentas
Personas del equipo y cuentas de consulta de la entidad. Para las cuentas de la entidad se habilita, una por una, qué pueden ver: hojas de control, base ISAD(G), inventario FUID e imágenes digitalizadas.
| Nombre | Correo | Rol · función | Estado | Habilitaciones (entidad) · Cobertura (equipo) | |
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Cada vez que alguien descarga un instrumento, un informe, un rótulo o un paquete, y cada vez que la entidad abre una imagen digitalizada, queda anotado quién, qué y cuándo. Solo se agrega; no se edita ni se borra.
| Fecha | Persona | Instrumento | Archivo | Filtros |
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| Pulse Consultar. | ||||